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Comment définir la gouvernance d’un projet grâce à un atelier ?

Comment définir la gouvernance d'un projet grâce à un atelier ?

Souvent oubliée ou minimisée, la gouvernance est essentielle pour piloter un projet. Alors comment définir la gouvernance d’un projet ? Rien de tel qu’un atelier collaboratif ! Découvrez 5 conseils pour organiser un atelier efficace sur la gouvernance.

Vous avez pour mission de mener un projet dans votre organisation ?

Vous avez probablement réalisé un plan d’action, un plan de financement, et vous avez fixé des indicateurs de suivi. Pourtant, vous sentez qu’il vous manque un ingrédient pour vraiment assurer la réussite du projet. Et si c’était la gouvernance ?

La gouverquoi ?

La gouvernance d’un projet correspond au jeu d’acteurs qui gravitent autour.

Ces acteurs, que l’on appelle aussi parties-prenantes, vont prendre des décisions et des actions qui impactent directement le projet.

😎 Même si vous n’en avez pas conscience, votre projet a probablement déjà sa propre gouvernance : un chef de projet, des communicants, des partenaires, etc. Ces personnes échangent régulièrement de façon formalisée ou non par le biais de réunions, comité ou encore groupes de travail. C’est ce que l’on nomme la comitologie.

Grâce à la gouvernance, le projet est cadré et ajusté selon les règles fixées par les personnes impliquées.

Mais plusieurs éléments sont à prendre en compte pour qu’une gouvernance soit efficace. Elle doit agir en cohérence avec la stratégie globale de l’organisation qui porte le projet. Et surtout, elle doit servir les intérêts communs de l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet.

La gouvernance se fait parfois « dans son coin »(🤫 ou plutôt dans le coin de ceux qui ont le plus de pouvoir dans l’organisation). Mais ce mode de fonctionnement n’est pas pérenne car il ne permet pas de comprendre les enjeux des différents types d’acteurs. Le risque ? Démotiver les équipes, faire émerger des incompréhensions, voire des conflits 🤯.

En amont de votre projet, il peut donc être très utile de travailler sur sa gouvernance de façon collaborative, par le biais d’un atelier.

Et oui, vous l’aurez compris, une gouvernance efficace ne fonctionne que si elle a été co-construite par l’ensemble des parties-prenantes concernées !

Tout seul on va plus vite, à plusieurs on va plus loin

Proverbe entendu bien trop de fois (mais dont on ne se lasse pas)
Homme affichant des papiers au mur - illustration de l'article "comment définir la gouvernance d'un projet"

Conseil n°1 : Conviez les bonnes personnes (et voyez large)

Prenons un exemple. Une entreprise souhaite mettre en place des actions de soutien à une association de quartier. La gouvernance impliquera probablement plusieurs type d’acteurs : les porteurs du projet solidaire dans l’entreprise, les dirigeants de l’entreprise ET de l’association, les personnes en charge de la communication, les salariés volontaires, voire même (idéalement) les bénéficiaires des actions au sein de l’association. Quelques scénarios non-souhaitables :

  • La gouvernance du projet « oublie » d’impliquer les salariés volontaires dans les prises de décision. Par conséquent : les actions menées ne seront probablement pas en phase avec leurs aspirations.
  • La gouvernance du projet « oublie » d’impliquer les personnes en charge de la communication dans les prises de décision. Le risque est alors de mal comprendre ce qui se fait réellement et de perdre en crédibilité.
  • Etc, etc.

Pour votre premier atelier de gouvernance : voyez large, invitez l’ensemble des parties-prenantes que vous aurez identifiées.

Fixez-vous des limites en suivant ce principe : font partie de la gouvernance les personnes dont les décisions ont un impact sur le projet. Peu importe la « grandeur » de l’impact. Rappelez-vous que l’objectif est de définir la gouvernance d’un projet de façon collective.

Oubliez (pour le moment) les notions de hiérarchie. Les personnes qui ont le plus de pouvoir de décision au sein de votre organisation ne sont pas forcément celles qui seront au coeur de la gouvernance de ce projet en particulier.

Conseil n°2 : Fixez les objectifs et posez les bases du projet

En amont de votre atelier, et afin de préparer au mieux le programme du jour J, vous mettrez toutes les chances de votre côté en réalisant :

  • Une cartographie des parties-prenantes de la gouvernance ET de l’ensemble du projet
  • Une cartographie des risques / freins / leviers au projet
  • Une présentation claire et succincte du projet

Ces travaux n’ont pas besoin d’être très aboutis à ce stade. Il s’agit simplement d’y voir plus clair dans les enjeux de gouvernance et ainsi cibler un peu plus votre programme.

Ensuite, posez-vous les questions suivantes :

  • Que souhaite-t-on produire à l’issue de l’atelier ? Un plan de gouvernance clair ? Une liste d’objectifs/enjeux ? Un plan d’action ?
  • Quel est le niveau d’information des participants sur le projet ?
  • Des décisions sur la gouvernance ont-elles déjà été prises avant l’atelier ? Sont-elles flexibles ou fermes ?
  • Quel type de gouvernance avait été choisie pour d’autres projets menés par votre organisation ? Quelles leçons peut-on en tirer ?

Vos réponses et vos analyses vous permettront de créer un déroulé et d’estimer la durée de votre atelier, avant de lancer les invitations !

Conseil n°3 : Trouvez un facilitateur.ice / animateur.ice

Si vous lisez cet article, c’est que vous avez probablement un rôle à jouer dans le projet. Et il est souvent délicat d’être à la fois partie-prenante ET facilitateur/animateur de l’atelier.

Le risque ? 😬 Les participants vous verront comme un.e collègue impliqué.e dans le projet et auront peut-être du mal à se laisser guider par vos consignes lors de l’atelier. Et de votre côté, vous ne vous sentirez peut-être pas libre d’exprimer tout ce que vous avez en tête.

Lors de toute rencontre collaborative, il est préconisé de se laisser guider par une personne neutre : une personne qui ne prend pas part au projet directement.

Vous faire accompagner par une personne neutre (interne ou externe à l’organisation) aura plusieurs avantages.

Cette personne pourra vous aider sur les aspects logistiques. Aucun détail ne sera oublié : le matériel d’animation (scotch, feuilles, feutres, etc.) sera en place, les consignes seront rédigées, des photos-souvenirs seront prises sans oublier de capturer et trier les « productions » des participants.

Et enfin, cette personne sera la gardienne du temps : ce qui est tout de même une charge mentale en moins pour vous !

"Together we create" - illustration de l'article "comment définir la gouvernance d'un projet"

Conseil n°4 : Le jour J, favorisez l’intelligence collective

La gouvernance d’un projet peut avoir l’air rébarbative et ennuyante. Elle sous-tend souvent des jeux de pouvoir et des visions différentes du projet. Alors, exit la réunion classique qui dure des heures et qui n’apporte pas grand chose.

Pour anticiper les conflits et pour éviter que ce soit toujours les mêmes qui prennent la parole (et in fine, les décisions), inspirez-vous des méthodes d’intelligence collective.

Favorisez une approche ludique mais sérieuse. Par des exercices simples et bien guidés, les participants travailleront de façon très efficace sur le projet sans en avoir l’air 🥳.

Utilisez par exemple l’exercice des 6 chapeaux de Edward de Bono, la méthode du World Café ou encore le Fish Bowl. L’Université du Nous partage quelques outils en ligne, et pour ma part j’apprécie particulièrement l’ouvrage de Jean-Christophe Messina et Cyril De Sousa Cardoso.

L’intelligence collective, ce n’est pas simplement poser des post-it sur les murs. C’est créer une émulation de groupe et favoriser l’intérêt général plutôt que l’intérêt individuel. Et c’est aussi prévoir une pièce suffisamment grande, et pousser les tables et les chaises pour permettre la circulation des participants !

Animer selon l’intelligence collective possède plusieurs avantages :

  • Les temps de parole sont équilibrés et chacun peut s’exprimer – ou non – de façon bienveillante au sein du collectif
  • La notion de hiérarchie n’a plus lieu d’être, et la confiance est renforcée entre les différents acteurs
  • Les participants peuvent produire énormément en très peu de temps, et surtout en passant un bon moment !
  • La motivation autour du projet s’en retrouve renforcée

Je prévois de diffuser quelques idées d’exercices simples à mettre en place en atelier, via la newsletter Lost in Transition. Abonnez-vous pour ne pas les manquer !

Conseil n°5 : Après l’atelier, préparez la suite

Un atelier sur la gouvernance ne se suffit pas à lui-même. Idéal au lancement du projet, il sera important de fixer de nouvelles dates en cours du projet et en aval. Le premier atelier avec vos parties-prenantes sera l’occasion d’en savoir plus sur leurs attentes et leurs disponibilités.

À l’issue du premier atelier, rédigez un compte-rendu à partager à l’ensemble des participants. Puis sur la base des contributions obtenues pendant l’atelier, fixez vos objectifs, le rythme et le format des prochaines rencontres. Et enfin, pour clarifier votre approche, vous pourrez créer un schéma de gouvernance, en le laissant ouvert aux contributions pour maintenir l’esprit de l’intelligence collective.

Gardez le lien avec les participants en créant un groupe de conversation ou une mailing-list. 🗣 Le dialogue doit pouvoir continuer librement même en dehors des points de rencontre.

Enfin, laissez la porte ouverte à toutes les perspectives.

Récemment, j’ai accompagné un client institutionnel dans l’organisation de son atelier : il en est ressorti que le projet avait deux types de gouvernance.

Chacune de ces gouvernances avait son périmètre propre et ne concernait pas les mêmes personnes. Mais il était utile d’en prendre conscience – grâce à l’atelier – pour clarifier la portée du projet et les rôles de chacun.

En résumé

Un atelier dont l’objectif est de définir la gouvernance d’un projet fait souvent émerger des choses que l’on ne soupçonnait absolument pas.

Un atelier a la capacité de renforcer les liens autour de votre projet : ne vous en privez pas !

Si ces méthodes vous intéressent, Lost in Transition peut vous accompagner. Parlons-en !

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